Peran Teknologi Digital dalam Meningkatkan Efisiensi Pengadaan Barang dan Jasa Proyek Pemerintah

Pengadaan barang dan jasa (procurement) adalah suatu kegiatan bagi suatu organisasi (perusahaan) untuk memperoleh barang dan jasa yang dibutuhkannya, baik secara internal maupun eksternal. Tak terkecuali pemerintah, seluruh kebutuhan rumah tangga pemerintah dipenuhi melalui proses pengadaan barang dan jasa, atau biasa disebut juga dengan lelang di sektor pemerintah. 

Peserta lelang adalah perusahaan berbadan usaha (PT/CV) yang mendaftar untuk mengikuti proses lelang. Kemudian, pemenang lelang akan dipilih oleh panitia pengadaan berdasarkan tolak ukur kemampuan perusahaan dalam memenuhi persyaratan, sekaligus mampu memberi nilai terbaik dari segi harga dan kualitas.

Baca juga: Cari Tahu Seluk-Beluk Tender Pemerintah dan Perusahaan Pendanaan Project untuk Modal Kerja

Saat ini, proses lelang juga memanfaatkan teknologi digital agar dapat menghemat waktu dan efisiensi biaya. Disebut dengan e-procurement, panitia pengadaan barang dan jasa dapat memilih rekanan (supplier), serta melakukan pemesanan langsung kapan saja secara online.   

Untuk lebih lengkapnya, yuk, simak ulasan seputar tahapan, perbedaan, dan peran teknologi dalam pengadaan digital (e-procurement) di bawah ini!

Tahapan proses pengadaan barang dan jasa (e-procurement)

Ada beberapa tahapan dalam proses e-procurement proyek pemerintah, yaitu:

• Perencanaan: Di tahap ini, pemerintah (panitia lelang) melakukan identifikasi kebutuhan barang/jasa yang akan dibeli. Adanya sistem e-procurement, proses identifikasi dapat dilakukan lebih cepat karena di dalam situs atau aplikasi sudah tersedia kumpulan data seperti informasi rekanan (supplier), spesifikasi barang dan jasa yang ditawarkan, ketersediaan dan harga barang/jasa. 

• Verifikasi: Di tahap ini, panitia lelang akan melakukan verifikasi terkait pengadaan barang, seperti legalitas supplier, proses pengadaan/pengiriman, hingga tawar-menawar harga (bila perlu). Setelah verifikasi selesai, pihak panitia akan mengesahkan proses pengadaan dengan mengeluarkan kontrak (SPK).  

• Pemesanan: Di tahap ini, pemesanan dapat langsung dilakukan kapan saja dan tidak memakan banyak waktu sesuai kesepakatan yang telah dibuat.

• Pembayaran: Di tahap ini, adanya e-procurement membuat transaksi pembayaran jadi lebih cepat, bahkan otomatis terhubung dengan software yang bisa melakukan pendataan terhadap invoice pengadaan barang dan jasa.

• Penyimpanan Data: Di tahap ini, sistem e-procurement akan mencatat (perekaman data) setiap kegiatan pengadaan dalam sistem sehingga memudahkan keperluan audit dan pembuatan laporan saat dibutuhkan.    

Jenis-jenis e-procurement

Berdasarkan metode pelaksanaannya, e-procurement terbagi menjadi beberapa jenis, yaitu:

• e-Tendering adalah tata cara pemilihan supplier yang dilakukan secara terbuka dan dapat diikuti oleh semua pemasok (peserta) yang terdaftar pada sistem pengadaan secara elektronik. Peserta hanya perlu mengajukan dokumen penawaran satu kali.

• e-Bidding adalah pelaksanaan pengadaan barang dan jasa dengan cara penyampaian informasi (dokumen penawaran) dari penyedia barang dan jasa, yang dilakukan melalui situs atau aplikasi. 

• e-Catalogue adalah sistem informasi elektronik yang memuat daftar, jenis, spesifikasi teknis, dan harga barang tertentu dari berbagai penyedia barang dan jasa. 

• e-Purchasing adalah tata cara pembelian barang dan jasa melalui sarana e-catalogue yang terdapat pada sistem e-procurement.  

Perbedaan pengadaan konvensional dengan e-procurement

Bila kamu terbiasa melakukan pengadaan secara konvensional, ada beberapa perbedaan yang akan kamu temukan dalam proses e-procurement (dilansir dari Procura.id), yaitu: 

1. Pencarian produk barang/jasa, perbedaan harga, kontak supplier, dan deskripsi barang/jasa yang ditawarkan sudah tersedia lengkap secara online. 
2. Di pemerintahan, ada unit khusus yang menangani e-procurement berupa Layanan Pengadaan secara Elektronik (LPSE). 
3. Proses pendaftaran peserta lelang dilakukan secara online dengan login menggunakan username dan password yang sudah diberikan melalui situs web LPSE. Panitia pengadaan hanya bertugas memantau, mengecek jumlah pendaftar, dan memverifikasi dokumen penawaran.
4. Rapat penjelasan (aanwijzing) juga dilakukan secara online dengan mengisi kolom yang telah disediakan. 
5. Semua dokumen penawaran disubmit melalui situs web LPSE menggunakan format PDF/JPEG yang telah dienkripsi.
6. Pengumuman peserta (supplier) pemenang juga dilakukan di situs web LPSE yang sama.
7. Sistem pembayaran dapat dilakukan di awal, berkala, atau di akhir saat pekerjaan selesai.    

Peran teknologi digital dalam e-procurement  

Untuk lebih jelasnya, berikut beberapa manfaat penggunaan teknologi digital pada sistem e-procurement, yaitu:  

Memangkas biaya operasional

Pengadaan barang dan jasa yang dilakukan secara konvensional, membutuhkan jumlah pegawai lebih banyak untuk mempersiapkan dokumen penawaran. Sedangkan, e-procurement yang dilakukan secara online, dapat memangkas biaya tersebut karena pelaku usaha cukup menginput informasi perusahaan dan deskripsi penawaran sekali saja di awal. 

Selanjutnya, semua proses mulai dari pencarian produk, pembelian, pemesanan, approval oleh pihak pemerintah dilakukan secara online. Beban kerja yang berkurang, membuat pelaku usaha bisa memotong anggaran gaji pegawai.    

Proses pengadaan jadi lebih transparan

E-procurement yang dilakukan secara online dapat meminimalisir potensi terjadinya suap. Tidak adanya pertemuan fisik antara pihak panitia pengadaan dengan vendor, membuat proses pengadaan jadi lebih sederhana dan mengurangi peluang penyimpangan.

Semua proses pengadaan, transaksi yang sedang berlangsung, maupun yang sudah selesai, bisa dipantau secara online, sehingga lebih transparan. Kamu sebagai pemilik perusahaan, juga lebih mudah memantau kinerja pegawai yang bertanggung jawab atas proses lelang karena seluruh histori lelang tercatat otomatis.  

Mengurangi human error

Seluruh dokumen lelang berbentuk digital sehingga lebih tertata rapi dan mudah untuk ditelusuri. Selain itu, tidak perlu mempersiapkan dokumen penawaran dari awal karena bisa menggunakan dokumen yang lama dan tinggal menggantinya sesuai kebutuhan lelang.

Juga bila ada pesanan berulang, kamu bisa membuka dokumen lama dan membandingkannya dengan dokumen yang baru untuk menghindari kesalahan.   

Transaksi jadi lebih cepat

Sistem e-procurement dapat menyederhanakan proses pengadaan barang dan jasa sehingga prosesnya jadi lebih cepat. Seluruh deskripsi barang/jasa yang kamu tawarkan sudah tersedia pada platform dan bisa dilihat atau dipesan langsung oleh panitia pengadaan. 

Karena prosesnya lebih singkat, kamu bisa segera mengerjakan proyek lelang tersebut. Setelah pekerjaan selesai, panitia pengadaan akan langsung memproses pembayaran invoice. Dampaknya perputaran kas bisnis pun jadi lebih cepat.  

Tidak hanya itu, e-procurement ternyata juga menguntungkan pelaku usaha dari segi akses permodalan. Kenapa? Sistem pengadaan digital yang transparan, memudahkan platform penyedia modal memperoleh informasi terkait perusahaan (peserta) pemenang tender proyek pemerintah. Upaya tersebut berguna sebagai salah satu mitigasi risiko yang memastikan bahwa penerima modal adalah pelaku usaha yang qualified.  

Salah satu platform pembiayaan modal kerja yang menghubungkan antara perusahaan pemenang tender proyek pemerintah dengan platform peer-to-peer lending atau fintech lending adalah Investree melalui saluran penjualan mereka, Garuda Financial. 

Dengan begitu, perusahaan pemenang proyek pemerintah yang terdaftar di LKPP (Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah) dan membutuhkan permodalan, dapat dengan mudah mendapatkannya melalui Investree dan Garuda Financial. Jika kamu adalah salah satunya, yuk, langsung gabung ke ekosistem Garuda Finansial powered by Investree di sini!     

Referensi:

LKPP. 2020. Gambaran Umum Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Lkpp.go.id: https://bit.ly/3ORnC9L 

Serenata. Apa Perbedaan Procurement Konvensional dan e-Procurement? Blog.procura.id: https://bit.ly/3YvHEKc

Muchlisin Riadi. 25 Juni 2022. E-Procurement (Tujuan, Prinsip, Landasan Hukum dan Tahapan). Kajianpustaka.com: https://www.kajianpustaka.com/2022/06/e-procurement.html