ID
English
Kesalahan dalam pengolahan dan manajemen invoice adalah masalah umum yang dapat menyebabkan kerugian waktu dan finansial. Kesalahan seperti salah memasukkan angka, nama, atau jumlah pada invoice dapat menyebabkan keterlambatan pembayaran, ketidakcocokan data, atau bahkan sengketa hukum antara perusahaan dan mitra bisnisnya.
Invoice digital telah menjadi solusi yang efektif untuk mengurangi human error secara drastis. Salah satu keuntungan utama dari penggunaan invoice digital adalah kemampuannya untuk mengurangi human error atau kesalahan manusia dalam proses pengolahan dan manajemen invoice.
Data terisi secara otomatis dalam sistem
Dengan invoice digital, proses pengisian data dilakukan secara otomatis. Data yang diperlukan seperti nama, alamat, nomor invoice, tanggal, dan jumlah dapat diimpor langsung dari sistem ke dalam invoice digital.
Hal ini mengurangi risiko kesalahan manusia yang mungkin terjadi saat mengisi data manual hingga 80% menurut accenture. Dengan begitu, kesalahan umum seperti double payment bisa dihindari.
Validasi Otomatis
Invoice digital dilengkapi dengan fitur validasi otomatis, di mana sistem akan memeriksa kesesuaian data dengan aturan yang telah ditentukan sebelumnya. Contohnya, sistem dapat memeriksa apakah jumlah yang tercantum di invoice sudah sesuai dengan pesanan atau belum.
Jika ada ketidaksesuaian, sistem akan memberikan peringatan kepada pengguna. Validasi otomatis ini membantu menghindari kesalahan yang mungkin terjadi akibat kelalaian manusia.
Pencatatan dan Pelacakan yang Akurat
Invoice digital memberikan kemampuan untuk mencatat dan melacak setiap perubahan yang terjadi pada invoice. Setiap kali invoice direvisi atau disetujui, catatan tersebut secara otomatis terekam dalam sistem.
Kamu bisa melacak segala perubahan yang terjadi dalam invoice lebih mudah, terutama saat bertukar invoice dengan customer/supplier. Jika terjadi kesalahan, dapat dengan mudah dilacak siapa yang melakukan perubahan dan kapan hal tersebut terjadi.
Kolaborasi antar tim dalam mengecek invoice lebih efektif
Invoice digital dapat diakses oleh banyak pengguna secara bersamaan, kolaborasi antara departemen atau tim yang terlibat dalam proses invoice menjadi lebih baik. Dengan begitu, risiko kesalahan menjadi berkurang, karena banyak orang dapat memeriksa dan memvalidasi invoice sebelum diproses lebih lanjut.
Tim yang berkaitan bisa mengecek invoice secara langsung dari mana saja dan kapan saja. Dengan begitu, risiko kesalahan data bisa berkurang secara drastis dan kolaborasi antar tim bisa jauh lebih efektif.
Terintegrasi dengan sistem lain
Invoice digital dapat diintegrasikan dengan sistem lain dalam bisnis seperti sistem pembayaran atau sistem akuntansi. Integrasi ini memungkinkan aliran data yang lancar antara sistem-sistem tersebut, mengurangi kesalahan manusia yang mungkin terjadi saat memasukkan data dari satu sistem ke sistem lainnya.
Selain itu, integrasi ini juga membantu mengurangi waktu yang diperlukan untuk mengolah invoice secara manual. Dengan sekali proses, semua data bisa terolah dalam satu tempat secara bersamaan.
Kesimpulan
Penggunaan invoice digital dapat mengurangi human error dalam pengolahan dan manajemen invoice secara digital. Melalui otomatisasi pengisian data, validasi otomatis, pencatatan dan pelacakan yang akurat, integrasi dengan sistem lain, serta aksesibilitas dan kolaborasi yang lebih baik, invoice digital membantu meningkatkan akurasi dan efisiensi.
Dengan mengurangi human error secara drastis, perusahaan dan organisasi dapat menghindari kerugian finansial dan waktu yang disebabkan oleh kesalahan manusia dalam proses invoice.
