Pentingnya Template Invoice yang Jelas untuk Mempermudah Penagihan Bisnis

Sebuah template invoice yang bagus dan jelas bukan hanya sekadar memberikan rincian pembayaran, melainkan juga menonjolkan identitas brand bisnis, serta memudahkan proses komunikasi antara penyedia dan penerima jasa. Dengan desain dan struktur yang tepat, profesionalisme bisnis akan meningkat serta mempermudah penagihan, agar dibayar tepat waktu. 

Sayangnya, masih banyak pebisnis yang mengabaikan hal itu. Mereka cenderung mengirimkan invoice dengan informasi seadanya, yang berakibat penagihan bisnis berjalan lebih lama. Padahal, 90% kesalahan penagihan dapat dihindari dengan adanya standarisasi dan template invoice yang jelas menurut The Association of Finance Professionals. Terus, bagaimana cara mengatasinya? 

Contoh template invoice yang jelas 

Setiap bisnis biasanya memiliki desain invoice yang berbeda-beda. Tapi, template invoice bisnis yang baik biasanya memiliki komponen : 

1. Informasi Perusahaan: Berisi nama, logo, alamat, nomor telepon, dan informasi kontak lainnya dari perusahaan Anda.
2. Nomor Invoice: Sesuai dengan urutan invoice yang telah dibuat dari awal guna untuk keperluan pelacakan invoice . 
3. Tanggal: Berisikan tanggal pembuatan invoice dan jadwal jatuh tempo pembayaran.
4. Informasi customer: Nama, alamat, nomor telepon, dan informasi kontak lainnya dari pihak yang akan ditagih.
5. Deskripsi Barang/Jasa: Sebuah daftar yang jelas tentang apa yang dijual dengan rincian, termasuk kuantitas, harga satuan, dan total harga, hingga tanggal pengiriman.
6. Subtotal: Total biaya sebelum pajak atau diskon.
7. Pajak dan Diskon: Setiap biaya tambahan atau pengurangan yang harus diperhitungkan.
8. Grand Total: Jumlah total yang harus dibayar oleh customer setelah mempertimbangkan semua faktor.
9. Metode Pembayaran: Informasi tentang bagaimana customer dapat melakukan pembayaran ke supplier beserta opsinya, misalnya melalui transfer bank, cek, kartu kredit, dsb.
10. Syarat dan Ketentuan: Informasi mengenai denda keterlambatan, persyaratan pembayaran, atau informasi lain yang relevan.
11. Keterangan atau Catatan: Bagian untuk menambahkan informasi tambahan atau pesan khusus untuk customer.

Dengan membuat invoice berisi 11 komponen di atas, maka Anda bisa merasakan manfaat seperti;

Memudahkan Proses Pembayaran

Sebuah template invoice yang jelas dapat membantu customer dalam memahami invoice yang ada. Dengan begitu, mereka tidak akan banyak bertanya dan invoice bisa cepat dibayar. 

Menurut data dari Invoicing Efficiency Reports, perusahaan yang menggunakan template invoice yang jelas mengalami penurunan pertanyaan customer mengenai faktur sebesar 60%. 

Mempermudah Rekonsiliasi Keuangan

Berdasarkan laporan dari Accounting Efficiency Journal, perusahaan yang menggunakan template invoice terstandarisasi menghabiskan 20% lebih sedikit waktu pada proses rekonsiliasi.

Alasannya, karena Anda bisa mengecek setiap invoice melalui nomor invoice yang tertera. Dengan begitu, proses rekonsiliasi yang biasanya memakan waktu lama bisa berjalan lebih singkat. Selain itu, risiko kesalahan juga bisa diminimalisir dan pendataan pembayaran yang masuk bisa lebih detail. Nah, semua manfaat itu bisa Anda dapatkan dengan menggunakan template invoice dari penyedia e-invoicing. Itu sudah terkoneksi dengan pembayaran digital dan memudahkan dalam membuat, mengirim, menagih serta rekonsiliasi pembayaran. 

Membangun Kredibilitas Bisnis

Saat customer menerima invoice yang rapi, terorganisir, dan mudah dipahami, hal ini menunjukkan bahwa Anda memberi perhatian terhadap detail dan berkomitmen untuk memberikan pengalaman yang mulus bagi customer-nya. 

Selain itu, customer merasa lebih mudah dalam memproses invoice yang Anda kirimkan. Hasilnya, kepercayaan mereka terhadap Anda meningkat, karena mereka merasa Anda memiliki standar profesional yang tinggi dalam setiap aspek bisnisnya.

Kesimpulan

Template invoice yang terstruktur dengan baik bukan hanya menghemat waktu, tetapi juga membantu bisnis mengurangi kesalahan, meningkatkan cash flow, dan membangun hubungan yang lebih baik dengan customer. 

Hal ini juga membangun manfaat jangka panjang bagi bisnis Anda. Invoice Anda akan mudah diproses dengan lebih cepat. Sehingga, perputaran uang masuk akan berjalan cepat dan berimbas positif pada perkembangan bisnis serta kredibilitas Anda.

*Artikel ini adalah hasil kerjasama Investree & Paper.id