Pengertian Kas Kecil Beserta Jenis-Jenis dan Metodenya

Pengertian kas kecil adalah dana yang digunakan untuk menjalankan operasional perusahaan maupun hal lainnya yang terkait. Contoh penggunaan kas kecil atau petty cash misalnya biaya untuk konsumsi meeting, jamuan dengan klien, membayar parkir dan sebagainya. Meskipun jumlahnya relatif kecil uang yang dikeluarkan tersebut tetaplah harus dibuat catatannya.

Apakah yang Dimaksud dengan Kas Kecil Itu?

Mudahnya, kas kecil adalah dana cadangan yang disimpan oleh perusahaan dengan tujuan untuk membiayai keperluan-keperluan yang sifatnya mendadak dan jumlahnya tidak terlalu besar. Pada umumnya uang yang tersimpan di dalam kas kecil atau petty cash tersebut digunakan oleh perusahaan untuk biaya kegiatan operasional harian ataupun reimbursement.

Namun walaupun uang di dalam kas kecil jumlahnya relatif kecil perusahaan tetap harus melakukan pembukuan terhadap keluar masuknya dana. Kas kecil tersebut harus dimasukkan ke dalam laporan pembukuan perusahaan. Oleh sebab itu biasanya perusahaan menetapkan berapa jumlah dana yang disimpan dalam kas kecil  pada satu periode supaya bisa tetap terkendali.

Metode Pencatatan Kas Kecil (Petty Cash)

Setiap perusahaan memiliki kebijakan masing-masing dalam hal jumlah uang yang disimpan dalam kas kecil atau petty cash. Perbedaan kebijakan tersebut juga bisa menimbulkan perbedaan dalam metode pencatatannya. Secara garis besar metode pencatatan kas kecil tersebut dibedakan menjadi :

1. Metode Tetap atau Imprest Fund System

Metode tetap inilah yang paling banyak digunakan oleh perusahaan yaitu dengan mempergunakan saldo yang jumlahnya menetap pada tiap periode. Karakteristik yang paling mudah dikenali dari metode tetap yaitu bendahara atau bagian keuangan tidak langsung melakukan pencatatan pada setiap pengeluaran melainkan mengumpulkan bukti transaksi/ nota/ bon lebih dulu.

Jika dana yang tersimpan di dalam petty cash hampir habis maka bendahara akan akan mencatat pengeluaran berdasarkan bukti transaksi/ nota/ bon yang telah dikumpulkan sebelumnya. 

Setelah itu bendahara yang bertanggung jawab atas kas kecil akan mengajukan permintaan dana lagi kepada kasir dengan jumlah sama dengan nominal pengeluaran berdasarkan bukti transaksi yang ada. Metode ini membuat jumlah nominal dana yang tersimpan pada kas kecil selalu sama (tetap) dengan jumlah sebelumnya.

2. Metode Fluktuatif atau Fluctuating Fund System

Cara kedua yaitu metode fluktuatif yang jumlahnya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan pada saat itu. Dalam metode fluktuatif jumlah pengisian kas kecil tidak perlu selalu sama dengan saldo awal melainkan bisa saja lebih besar ataupun malah menjadi lebih kecil.

Pencatatan kas kecil dengan metode fluktuatif ini harus dimasukkan ke dalam jurnal dengan cara melakukan pendebetan pada biaya serta kredit untuk setiap pengeluaran.

Prinsip pada metode fluktuatif yaitu jumlah dana pada kas kecil tidak memiliki patokan tertentu tapi disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan saat itu.

Komponen dalam Kas Kecil

Sekalipun jumlahnya relatif kecil namun sebaiknya pencatatan dalam kas kecil dilakukan secara tepat dan benar dengan memasukkan komponen-komponen berikut ini.

1. Bukti Kas Keluar

Bukti kas keluar berfungsi untuk melakukan pemantauan terhadap pergerakan pengeluaran pada kas kecil. Bukti tersebut juga digunakan sebagai bahan evaluasi saat kasir akan mengisi kembali kas kecil.

2. Permohonan untuk Pengeluaran Kas Kecil

Pemegang kas kecil bisa mengajukan permohonan pengeluaran kepada kasir ketika dana yang tersimpan hampir habis atau tidak mencukupi. Hanya saja pengajuan tersebut harus disertai dengan dokumen permintaan yang fungsinya sebagai bukti sekaligus bahan pertimbangan.

3. Bukti-bukti Pengeluaran

Semua bukti-bukti pengeluaran kas kecil berupa nota/ bon/ kwitansi, faktur dan sebagainya harus disertakan saat mengajukan pelaporan. Bukti-bukti tersebut juga dianggap sebagai bentuk pertanggungjawaban atas semua pengeluaran.

4. Permohonan Pengisian Saldo Kas Kecil

Jika uang dalam kas kecil hampir habis pemegang kas bisa mengajukan pengisian ulang saldo kepada kasir. Syaratnya yaitu pemegang kas harus membuat surat permohonan untuk pengisian saldo kas kecil tersebut.

Itulah penjelasan lengkap mengenai pengertian kas kecil dalam suatu perusahaan. Perusahaan juga harus mengembangkan dana dengan tepat di berbagai instrumen investasi, salah satunya Pendanaan. Salah satu platform pendanaan yang sudah berizin dan diawasi oleh Otoritas Jasa Keuangan adalah Investree. Investree menjadi jembatan yang mempertemukan antara Perusahaan sebagai pemberi pinjaman (Lender) dan peminjam (Borrower). Perusahaan bisa memilih produk pendanaan yang sesuai dengan visi misi perusahaan seperti Pendanaan Pinjaman, Surat Berharga Ritel dan Reksa Dana for Lender. Mulai mendanai sekarang!

Referensi :

Admin 2. 26 Maret 2021. Memahami Petty Cash atau Kas Kecil dalam Pembukuan. Rusdionoconsulting.com : https://bit.ly/3wz7CyB

Ireap Admin. 12 Oktober 2021. Pengertian Kas Kecil Beserta Metode Pengelolaannya. Ireappos.com : https://bit.ly/2ZX5qFd