Invoice Adalah: Pengertian, Jenis, Contoh dan Cara Membuat Invoice

Invoice adalah: Pengertian, Jenis, Contoh dan Cara Membuat Invoice – Dalam transaksi antara penjual dan pembeli, melibatkan yang namanya invoice, atau yang biasa disebut juga dengan faktur. Invoice adalah bukti transaksi yang sah untuk mencatat seluruh aktivitas jual beli. 

Bagi pemilik bisnis, invoice punya banyak kegunaan. Salah satunya sebagai alat penagihan dari penjual ke pembeli, yang didalamnya sudah terdapat nilai transaksi yang harus dibayar. Lebih lanjut, yuk, simak ulasan terkait pengertian, jenis, contoh, dan cara membuat invoice berikut!

Apa itu invoice?

Menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia), invoice adalah sebuah daftar barang kiriman yang dilengkapi dengan keterangan nama, jumlah, dan nominal yang harus dibayar. Lalu, kapan invoice harus dibuat? Ya, biasanya invoice diserahkan dari penjual ke pembeli sesaat setelah transaksi selesai. Yaitu, ketika pembeli telah melakukan pemesanan dan penjual telah mengirimkan produk mereka.

Tujuan pembuatan invoice 

Tujuan adanya invoice juga untuk memudahkan pembukuan akuntansi atau keuangan sebagai bukti dokumen dari penjualan. Kamu jadi semakin mudah untuk menghitung laba rugi bisnis. Sekaligus menjadi bukti keluar masuknya barang pesanan.  

Umumnya, invoice dibuat dalam tiga rangkap. Satu lembar untuk pembeli ketika sudah melunasi pembayarannya, satu lembar untuk arsip penjualan, dan satu lembar terakhir untuk dijadikan bukti di laporan keuangan.     

Dilihat dari tujuan penggunaannya, invoice berbeda dengan kwitansi. Invoice biasa digunakan untuk transaksi kredit (pembayaran di belakang), sedangkan kwitansi umumnya digunakan untuk transaksi secara tunai (kontan). 

Jenis-jenis invoice

Terdapat jenis-jenis invoice yang bisa kamu sesuaikan dengan bentuk transaksi antara penjual dan pembeli. Berikut ulasannya:

Invoice konvensional

Invoice jenis ini biasa digunakan untuk transaksi jual beli sederhana. Informasi yang tercantum pun hanya berupa rincian produk, kuantitas produk, harga per produk, hingga total keseluruhan nominal yang harus dibayarkan. 

Invoice konsuler

Invoice jenis ini khusus digunakan untuk transaksi jual beli internasional atau kegiatan ekspor impor. Invoice akan dinyatakan valid bila sudah mendapat persetujuan (cap khusus) dari perwakilan negara yang mengimpor barang/jasa. 

Biasanya pihak yang memberi persetujuan adalah kantor konsuler, hingga kedutaan besar negara pengimpor di negara pengekspor. Pembuatan invoice ini jelas membutuhkan waktu lebih lama dibanding invoice biasa.  

Invoice proforma

Invoice jenis ini digunakan untuk transaksi yang sifatnya sementara. Invoice dibuat saat pembeli melakukan pembayaran secara bertahap atau penjual yang mengirim barang pesanan secara berkala (sesuai kesepakatan).

Penjual akan mengirim invoice kepada pembeli sebelum mengirim seluruh pesanan. Ketika seluruh barang sudah diterima pembeli, penjual bisa mengirim lagi invoice konvensional yang digunakan untuk penagihan sekaligus sebagai bukti bahwa keseluruhan barang pesanan sudah selesai dikirim dan diterima.  

Contoh-contoh invoice

Kamu bisa membuat invoice sesuai kebutuhan. Berikut beberapa contoh invoice yang bisa kamu jadikan referensi! 

Contoh invoice sederhana

Format invoice sederhana ini hanya mencakup informasi penjual dan pembeli, serta daftar barang pesanan dan nominal pembayarannya.

Contoh invoice penagihan

Jika kamu ingin membuat invoice dengan tujuan penagihan sisa pembayaran (dari total keseluruhan), bisa membuat dengan contoh seperti:

Sumber: Exporthub.id

Contoh invoice barang

Format invoice ini biasa digunakan untuk transaksi jual beli produk barang antara penjual dan pembeli.

Contoh invoice jasa

Format untuk invoice transaksi layanan jasa biasanya lebih sederhana dari invoice barang. Ini dikarenakan, transaksi penggunaan jasa tidak sebanyak permintaan produk barang. 

Sumber: Detik.com

Cara membuat invoice

Terdapat 6 komponen yang wajib ada di dalam invoice yang akan kamu buat, yaitu:

1. Kejelasan tanggal jatuh tempo.
2. Penjelasan tipe pembayaran yang bisa dilakukan dan caranya.
3. Informasi penerima invoice (nama dan alamat).
4. Detail seluruh produk atau jasa, beserta nominal total pembayaran.
5. Pertimbangkan pemberian denda bila pembeli lupa membayar.

Untuk memudahkan pembuatan invoice, kamu bisa menggunakan ragam template invoice yang tersedia di situs penyedia ragam template invoice.

Berikut tahapan dalam pembuatan invoice agar jadi lebih mudah:

Buat tanggal dan nomor invoice

Tanggal ini termasuk tanggal pembuatan invoice dan tanggal jatuh temponya. Sedangkan nomor invoice berguna untuk memudahkan kamu mengenali atau melacak setiap transaksi yang menggunakan invoice, dan memudahkan dalam penyusunan laporan keuangan.   

Input data pembeli

Masukkan data pembeli ke dalam invoice dengan jelas. Mulai dari nama perusahaan dan alamat, serta penanggung jawab yang melakukan pemesanan, dan kontak yang bisa dihubungi. Hal ini dilakukan untuk menghindari kesalahpahaman dan memberi notice untuk segera melakukan pembayaran. 

Sertakan data penerima pembayaran

Selain menginput data pembeli (pelanggan), tidak lupa juga menyertakan informasi perusahaan kamu sebagai pemberi invoice. Kenapa? Ya, ini untuk memudahkan pelanggan mengenali perusahaanmu dan mereka bisa langsung membayar invoice tersebut, tanpa proses cross check yang lama. 

Pelanggan juga bisa langsung mengetahui nomor rekening pembayaran yang tertera di dalam invoice. Sehingga dapat mencegah terjadinya kekeliruan atau bahkan penipuan.     

Masukkan detail daftar produk atau jasa

Input daftar barang atau jasa yang dipesan secara detail beserta kuantitasnya. Tulis daftar produk yang dibeli dan cantumkan deskripsi yang jelas agar pelanggan memahami tujuan pengiriman invoice tersebut. Tidak lupa, sertakan juga total pembayaran yang harus dibayar oleh pelanggan di dalam invoice.  

Informasikan cara atau ketentuan pembayaran

Term and condition dalam hal pembayaran juga perlu dicantumkan. Misal, ketentuan pembayaran yang dilakukan sebelum jatuh tempo akan mendapat diskon 5%, dan bila sudah lewat jatuh temponya akan ada denda 5%. 

Umumnya jangka waktu pembayaran invoice adalah 30 hari sejak diterbitkan. Namun, bisa lebih singkat sesuai kesepakatan antara kedua belah pihak. Lalu, detail informasi pembayaran seperti nomor rekening dan nama penerima pembayaran juga wajib dicantumkan dengan jelas.

_____________________________________________

Selain digunakan untuk transaksi pembayaran antara penjual dan pembeli, invoice juga bisa dijadikan jaminan pinjaman modal usaha. Disebut invoice financing, produk pinjaman dengan menjaminkan invoice penjualan untuk melancarkan arus kas yang terhambat saat pembeli (pelanggan) belum membayar invoice tersebut. 

Dengan begitu, biaya operasional bisnis akan selalu terpenuhi, meski pelanggan belum melunasi tagihannya. Investree sebagai salah satu perusahaan penyedia produk invoice financing, memberi pinjaman modal kepada UKM yang membutuhkan pembiayaan dengan menjaminkan tagihan berjalan kepada perusahaan BUMN, multinasional, dan lembaga pemerintah.

Jika kamu tertarik, yuk, daftar jadi Borrower Investree sekarang!   

Referensi: 

Shirley Candrawardhani. 18 April 2023. Apa Itu Invoice, Fungsi, Jenis, Cara Membuat, dan Contohnya. Kitalulus.com: https://bit.ly/3CmQOhJ

Alfian Dimas. 8 Maret 2023. 5 Langkah Cara Membuat Invoice dengan Mudah & Cepat, Pebisnis Wajib Tahu!. Paper.id (Blog): https://bit.ly/42zmTgY